הודעות של לקוחות שלא נענו בוואטסאפ: איך מוצאים אותן בקבוצות?

כדי לדעת אילו שאלות של לקוחות עדיין מחכות לתשובה בקבוצות הוואטסאפ שלכם, צריך שני דברים: רשימה של שאלות שאף אחד לא ענה עליהן, ובדיקה קצרה אם הגיעו תשובות אחר כך. את החלק הראשון מכסה הסעיף ללא מענה בסיכומי ה-AI של Anyx. המדריך מראה את שני השלבים על קבוצת לקוח בדויה.

גילוי נאות: זה הבלוג של Anyx. הסטודיו, הלקוחות וההודעות שבהמשך בדויים.

למה שאלות של לקוחות הולכות לאיבוד בקבוצות וואטסאפ?

בקבוצה עם לקוח הכול מגיע ביחד: תמונות, אישורים, “בוקר טוב” ושאלות אמיתיות. שאלה שנשלחה ב-21:00 נקברת מתחת להודעות של הבוקר, וכל אחד בטוח שמישהו אחר כבר ענה. מגלים את זה כשהלקוח שואל שוב, והפעם בפחות סבלנות.

בקבוצה שקטה אחת אפשר פשוט לגלול אחורה. בעשר קבוצות לקוחות, עם 40 הודעות חדשות בכל אחת, זה כבר לא עובד.

איך Anyx מזהה שאלות שלא נענו?

את Anyx, סוכן AI, מוסיפים לקבוצת וואטסאפ שאתם מנהלים. מתייגים אותו פעם אחת מהמספר שלכם כדי לקשר את הקבוצה, ומספרים לחברי הקבוצה שהוא שם. מאותו רגע הוא כותב סיכום של הקבוצה בתדירות קבועה ושולח לכם אותו במייל. הסיכומים אף פעם לא מתפרסמים בקבוצה (איך עובדים סיכומי AI).

שלושה סעיפים בסיכום רלוונטיים כאן:

כל פריט יכול לכלול את מי שמעורב בו, למה הוא חשוב והצעה לצעד הבא. סעיף ריק לא מופיע בסיכום.

איך זה נראה בקבוצה עם לקוח?

סטודיו לונה הוא סטודיו בדוי לעיצוב פנים, ונניח שהוא שלכם. מאיה היא המעצבת, תום אחראי על העבודה בשטח, ורחל ואלי הם הלקוחות. הנה חלק מהשבוע שלהם:

ארבע שאלות. שתיים נענו בצ’אט, שתיים לא. ביום שישי בבוקר אתם יוצרים סיכום לימים שני עד רביעי. הוא עשוי להיראות כך:

שימו לב לדוגמאות הבד. רחל שאלה ביום רביעי, בתוך התקופה, אבל תום ענה ביום חמישי, אחרי שהיא נגמרה. Anyx בודק מה נענה ומה עדיין פתוח בזמן שהוא יוצר את הסיכום, כולל הודעות שנשלחו אחר כך, אם הן אצלו. יצרתם את הסיכום ביום שישי, ולכן ההודעה של תום מיום חמישי יכולה להיכנס לחשבון. אם הסיכום היה נוצר ביום רביעי בלילה, הדוגמאות כנראה היו מופיעות בסעיף ללא מענה.

האם עדכון חדש עונה על שאלה ישנה? דוגמה ממקרה אמיתי

מתוך זרימת עבודה אמיתית בקבוצת עבודה של מייסד Anyx, לא עדות של לקוח עצמאי. פרטים מזהים הוסרו או הוכללו, והתיאור מנוסח מחדש על סמך ההודעות שנקלטו והסיכומים שנוצרו.

בקבוצה הזאת עלתה שאלה על יוזמה משותפת. בהמשך עברה השיחה לפגישת המשך, ושותף דיווח שהפגישה נקבעה. הסיכום של הקבוצה כלל את הדיווח על קביעת הפגישה, ועדיין העביר הלאה את השאלה הקודמת בין הפריטים הפתוחים.

אלה שני דברים שונים. פגישה שנקבעה אומרת מתי ממשיכים לדבר, לא שהשאלה הקודמת נענתה. הסיכום השאיר את שניהם לעיני הקורא, והוא יכול היה לשאול אם הפגישה תעסוק בשאלה, או אם מישהו כבר ענה עליה במקום אחר.

מה המקרה לא מראה: ש-Anyx קבע את הפגישה (קביעתה דווחה על ידי משתתף), שהפגישה התקיימה, שהשאלה נשארה בלי מענה בכל מקום, או שמישהו קרא את הסיכום ופעל לפיו. לכן בודקים לפני ששולחים תזכורת, כמו ברשימה שלמטה.

למה לבדוק אם כבר ענו לפני ששולחים תזכורת?

סיכום הוא תמונת מצב. הוא משקף את ההודעות שהיו אצל Anyx ברגע שנוצר. שלושה דברים יכולים לקרות אחרי הרגע הזה, או מחוץ לקבוצה:

• מישהו עונה מאוחר יותר בקבוצה. הסיכום שאתם קוראים עוד לא יודע על זה.
• מישהו עונה מחוץ לקבוצה. Anyx רואה רק צ’אטים שהוא חלק מהם. שיחת טלפון, פגישה, מייל או צ’אט פרטי לא מגיעים אליו.
• התשובה הגיעה כקובץ. הודעות קוליות מתומללות, אבל בתמונות, במסמכים ובסרטונים Anyx משתמש במה שהוא מצליח לקרוא, כמו כיתובים וטקסט שחולץ מהם.

גם במשימות זה עובד כך: כשמועד עבר ואין הודעה שאומרת שהמשימה בוצעה, Anyx מבקש מכם לאשר אם היא הושלמה, במקום לקבוע שהיא לא בוצעה.

לנדנד למישהו על שאלה שהוא כבר ענה עליה שוחק את היחסים. בדיקה של שתי דקות חוסכת את זה.

מה לבדוק לפני ששולחים תזכורת?

לכל פריט בסעיף ללא מענה, עברו על הרשימה הזו:

1. קראו את הצ’אט שאחרי התקופה. חפשו את הנושא בהודעות שנשלחו מאז שהסיכום נוצר.
2. שאלו את מי שנשאל. השם שלו מופיע בסיכום. הודעה פרטית כמו “חזרת לאלי לגבי המע״מ?” עדינה יותר מתזכורת מול כולם.
3. בדקו ערוצים אחרים. שיחות טלפון, פגישות, מייל וצ’אטים אחרים.
4. הציצו בסעיף דווח כטופל. אם הקבוצה כבר כתבה שזה בוצע, רק ודאו את זה, בלי לנדנד.
5. ודאו שהתשובה עדיין נכונה. מחיר או תאריך מלפני שבוע אולי כבר השתנו.
6. ואז ענו בקבוצה בעצמכם. Anyx לא מפרסם סיכומים בקבוצה, אז את ההודעה כותבים אתם.

איך מקבלים רשימה עדכנית לתקופה מסוימת?

סיכומים מתוזמנים מגיעים כברירת מחדל כל 24 שעות. אפשר לבחור גם כל 6, 12 או 48 שעות, או פעם בשבוע. כדי לקבל רשימה עכשיו, נכנסים ב-anyx.app להגדרות (Settings) > מוח בינה מלאכותית (AI Brain) > קבוצות וואטסאפ (WhatsApp Groups), פותחים את הקבוצה, עוברים ללשונית סיכומים (Notes) ובוחרים יצירת סיכום לטווח תאריכים (Generate notes for a date range). בוחרים תאריך התחלה ותאריך סיום (אי אפשר לבחור תאריך סיום עתידי) ולוחצים על יצירה (Generate). Anyx מתחיל להכין את הסיכום מיד (הגדרות).

שני מקרים שבהם זה עוזר במיוחד:

• לפני שיחה עם לקוח: סיכום לימים שעברו מאז השיחה הקודמת.
• לפני שמזכירים פריט ישן: סיכום לטווח שמסתיים עכשיו, שמכסה כל תשובה ש-Anyx קלט עד אותו רגע.

בקבוצה עם לקוח, הלקוח צריך לדעת ש-Anyx שם עוד לפני שאתם מתחילים להסתמך עליו. בשבע השאלות על פרטיות תמצאו מה לספר לו, ובהשוואה בין ארבע דרכים לסכם קבוצה תמצאו את החלופות.

מה המגבלות?

• רק מה שנקלט. Anyx רואה רק הודעות מהרגע שהצטרף לקבוצה. הודעות ישנות יותר צריך לייבא מייצוא צ’אט, ורק הטקסט שלהן נכנס.
• תשובות נקראות כטקסט. תשובה קצרה כמו “סגור” או “על זה” יכולה להתפרש לשני הכיוונים. בכל מה שנוגע לכסף או לתאריכים, קראו את הצ’אט לפני שאתם עושים משהו.
• לא מיידי. סיכום מתוזמן יכול להגיע זמן מה אחרי שפרק הזמן נגמר.
• ההודעות נשמרות. כל עוד Anyx בקבוצה, הוא שומר את ההודעות שלה. השהיה או הסרה שלו לא מוחקות מידע שכבר נשמר. כדי למחוק אותו, כתבו ל-support@anyx.app.
• זה מוצר בתשלום. התוכניות מתחילות ב-35 דולר לחודש לעד 4 קבוצות, ומנויים חדשים מקבלים 7 ימי ניסיון חינם.

שאלות נפוצות

איך Anyx יודע ששאלה לא נענתה?

בסעיף ללא מענה מופיעות שאלות שנשאלו בקבוצה ולא קיבלו תשובה, עם השם של מי שנשאל. Anyx מסתמך רק על ההודעות שקלט, ולכן תשובה שניתנה בטלפון או בצ’אט אחר לא נספרת.

מה ההבדל בין הסעיף ללא מענה לסעיף שאלות פתוחות?

בסעיף ללא מענה מופיעות שאלות שלא קיבלו תשובה. בסעיף שאלות פתוחות מופיעים נושאים שעדיין בדיון. שני הסעיפים יכולים להופיע באותו סיכום, וסעיף ריק לא מוצג.

מה קורה אם מישהו ענה אחרי שהסיכום נוצר?

סיכום משקף את הצ’אט כפי שהיה ברגע שנוצר. בדקו בצ’אט אם הגיעו תשובות אחר כך, או צרו סיכום חדש לטווח תאריכים. Anyx מביא בחשבון גם הודעות מאוחרות יותר, אם הן אצלו.

הלקוח יראה את רשימת השאלות שלא נענו?

לא. הסיכומים נשלחים למייל שלכם, או לעד 5 נמענים שתבחרו, והם אף פעם לא מתפרסמים בקבוצה. אבל Anyx כן חבר בקבוצה, ולכן ספרו לחברי הקבוצה שהוא שם.

נושאים פתוחים עוברים לסיכום הבא?

שאלות פתוחות ומשימות מהסיכום הקודם עוברות לסיכום הבא, עד שהקבוצה סוגרת אותן. מה שהקבוצה כתבה שכבר בוצע יכול להופיע בסעיף דווח כטופל.