עדכון שבועי על פרויקט: תבנית מוכנה מתוך שיחות הוואטסאפ

כדי להכין עדכון שבועי על פרויקט מתוך וואטסאפ, יוצרים סיכום אחד להודעות של השבוע, עוברים עליו, מייצאים אותו כ-Markdown ועורכים ממנו דוח קצר: החלטות, נושאים פתוחים וצעדים הבאים. ואז שולחים אותו בעצמכם. ב-Anyx יוצרים את הסיכום לטווח תאריכים שבוחרים, או מקבלים אותו אוטומטית פעם בשבוע.

גילוי נאות: זה הבלוג של Anyx. הסטודיו, הלקוחה והפרויקט במאמר בדויים.

על מה עדכון שבועי צריך לענות?

לקוח, מנהל או שותף: מי שקורא את העדכון רוצה תשובה לחמש שאלות:

1. מה בוצע?
2. מה הוחלט?
3. מה עדיין פתוח, ועל מי מחכים?
4. מה הלאה, מי אחראי ועד מתי?
5. מה אתם צריכים ממני?

כשפרויקט מתנהל בוואטסאפ, כל חמש התשובות כבר נמצאות בצ’אט, מפוזרות על פני שבוע שלם של הודעות כתובות, הודעות קוליות ותמונות. לשחזר אותן בגלילה לוקח זמן, ומה שמפספסים הוא בדרך כלל בדיוק הדבר החשוב.

איך הופכים שבוע של הודעות בוואטסאפ לעדכון?

ארבעה שלבים, אחרי ש-Anyx כבר בקבוצת הפרויקט:

1. 1

   יוצרים סיכום לשבוע

   פותחים את הקבוצה ב-anyx.app, עוברים ללשונית סיכומים (Notes) ובוחרים יצירת סיכום לטווח תאריכים (Generate notes for a date range). מסמנים את היום הראשון והאחרון של השבוע ולוחצים על יצירה (Generate). Anyx מתחיל להכין את הסיכום מיד. אפשר גם להגדיר לקבוצה סיכום שבועי ולהשתמש בסיכום שמגיע במייל.

2. 2

   עוברים עליו

   קוראים את הסעיפים החלטות, שאלות פתוחות, ללא מענה, משימות ודווח כטופל. משלימים אחראים ותאריכים חסרים, ומאשרים כל דבר שהסיכום מבקש לבדוק.

3. 3

   מייצאים

   בוחרים העתקת Markdown, הורדת ‎.md או הורדת CSV, או הדפסה / שמירה כ-PDF.

4. 4

   עורכים ושולחים בעצמכם

   מדביקים לתבנית שבהמשך, מוחקים את מה שהקורא לא צריך, מוסיפים את מה שנאמר בשיחות טלפון, ושולחים מהמייל או מהצ'אט שלכם.

בחרו טווח שמתאים לדוח. סיכום שבועי קבוע מגיע למייל פעם בשבוע, כמו שסיכום יומי במייל מגיע כל 24 שעות. אם העדכון צריך לכסות ימים מסוימים, למשל ראשון עד חמישי, השתמשו ביצירת סיכום לטווח תאריכים. אי אפשר לבחור תאריך סיום עתידי (הגדרות).

צרו את הסיכום קרוב לזמן הכתיבה. Anyx בודק את מצב המשימות בזמן שהוא יוצר את הסיכום, כולל הודעות שנשלחו אחר כך, אם הן אצלו. אם מישהו כתב ביום שישי ב-8:00 שמשימה בוצעה, סיכום לימים ראשון עד חמישי שנוצר באותו בוקר יכול כבר לכלול את זה. לפני שאתם כותבים שמשהו עדיין פתוח, בדקו אם הגיעה תשובה מאוחרת, כמו שמוסבר במדריך לשאלות של לקוחות שלא נענו.

חלק מהפרטים יחסרו, וזה בכוונה. Anyx בנוי להשאיר תאריך יעד ריק, או לבקש הבהרה, במקום לנחש תאריך שלא נאמר בצ’אט. כשמועד עבר ואין הודעה שאומרת שהמשימה בוצעה, הוא מבקש מכם לאשר אם היא הושלמה. את השורות האלה כדאי לבדוק לפני ששולחים משהו.

איך נראה סיכום שבועי?

אורן ופיקסל הוא סטודיו בדוי לבניית אתרים, שבונה חנות אונליין להילה, אומנית קרמיקה. אורי כותב את הקוד, שירן מעצבת, ומנהלת הפרויקט שולחת להילה עדכון בכל יום ראשון. זה הסיכום של השבוע שלהם:

איך הופכים את הסיכום לעדכון?

כל סעיף בסיכום מקבל מקום משלו בעדכון:

ואז מדביקים לתבנית. הנה אחת שאפשר להעתיק:

# [שם הפרויקט]: עדכון שבועי, [היום הראשון] עד [היום האחרון]

**סטטוס:** בזמן / בסיכון / תקוע

## מה בוצע השבוע
- [פריט]

## החלטות
- [החלטה] ([מי אישר], [יום])

## נושאים פתוחים
- [נושא]: מחכים ל[שם] מאז [יום]

## הצעדים הבאים
| מה | אחראי | עד מתי |
| --- | --- | --- |
| [משימה] | [שם] | [תאריך] |

## מה אנחנו צריכים מכם
- [בקשה] עד [תאריך]

בחנות הבדויה, פתיחת העדכון יכולה להיראות כך: “סטטוס: בסיכון. ההשקה נדחתה ליום ראשון, 1 בנובמבר. כדי שנוכל לבדוק את תהליך התשלום, אנחנו צריכים שתאשרי את תעריפי המשלוח.” כל שורה מבוססת על משהו שנכתב בצ’אט, וחשבון הסליקה יקבל תאריך רק אחרי שאורי יקבע תאריך.

אם אתם מנהלים משימות בגיליון, הורדת CSV נותנת לכם קובץ שאפשר לפתוח שם.

כדאי פשוט להעביר את הסיכום עצמו?

אפשר. כל קבוצה יכולה לשלוח את הסיכומים שלה במייל לעד 5 נמענים. אבל נמענים רואים את הסיכום המלא, כולל הסעיף כדאי לבדוק, והם מקבלים כל סיכום אוטומטי של הקבוצה. כשמדובר בלקוח, עדכון ערוך הוא בדרך כלל בחירה טובה יותר: אתם קובעים את הטון, מורידים עניינים פנימיים ומוסיפים את מה שקרה בשיחות.

בקבוצה עצמה Anyx אף פעם לא מפרסם סיכומים. בחשבון שלכם, הכפתור שליחה לוואטסאפ שלי (Send to my WhatsApp) שולח סיכום לצ’אט הפרטי שלכם עם Anyx, לא ללקוח.

מה עושים כשהפרויקט מתפרס על כמה קבוצות?

כל סיכום מכסה קבוצה אחת. אם לפרויקט יש קבוצת לקוח, קבוצת ספקים וקבוצת צוות, יוצרים סיכום לאותו טווח תאריכים בכל אחת מהן, מעתיקים כל סיכום כ-Markdown ומאחדים לעדכון אחד (מה יש בסיכום).

לשבועות שלפני ש-Anyx הצטרף, קודם מייבאים ייצוא צ’אט מוואטסאפ בהגדרות הקבוצה, ורק אחר כך יוצרים סיכום לתאריכים האלה.

מה המגבלות?

• קבוצה אחת בכל סיכום. כמה קבוצות מאחדים בעצמכם.
• רק מה שנקלט. Anyx רואה רק הודעות מהרגע שהצטרף לקבוצה, ולא שיחות טלפון, פגישות, מיילים או צ’אטים אחרים. היסטוריה מיובאת כוללת טקסט בלבד.
• קבצים נקראים חלקית. הודעות קוליות מתומללות. בתמונות, במסמכים ובסרטונים Anyx משתמש במה שהוא מצליח לקרוא, כמו כיתובים וטקסט שחולץ מהם.
• לא מיידי. סיכום מתוזמן יכול להגיע זמן מה אחרי שפרק הזמן נגמר, ועל שבוע בלי הודעות לא נשלח מייל.
• את העדכון עדיין כותבים אתם. Anyx נותן את חומר הגלם. העריכה והשליחה עליכם.
• זה מוצר בתשלום. Starter כולל עד 4 קבוצות ב-35 דולר לחודש, Pro עד 30 ו-Max עד 120. מנויים חדשים מקבלים 7 ימי ניסיון חינם.

שאלות נפוצות

אפשר ליצור ב-Anyx סיכום לשבוע אחד בדיוק?

כן. בלשונית סיכומים של הקבוצה בוחרים יצירת סיכום לטווח תאריכים, מסמנים את היום הראשון והאחרון של השבוע ולוחצים על יצירה. Anyx מתחיל להכין את הסיכום מיד. אי אפשר לבחור תאריך סיום עתידי.

אפשר לקבל סיכום שבועי באופן אוטומטי?

כן. מגדירים שהסיכומים של הקבוצה יגיעו פעם בשבוע, וכל סיכום נשלח במייל אליכם או לעד 5 נמענים. מתי הסיכום מגיע תלוי בפעילות ובזמן העיבוד, ואם לא היו הודעות בקבוצה באותו שבוע, לא יישלח מייל.

באילו פורמטים אפשר לייצא סיכום?

אפשר להעתיק סיכום כ-Markdown, להוריד אותו כקובץ md או CSV, או להדפיס אותו ולשמור כ-PDF.

Anyx שולח את העדכון ללקוח?

לא. את העדכון אתם עורכים ושולחים בעצמכם. Anyx שולח סיכומים במייל לכתובת שלכם או לעד 5 נמענים שתבחרו, ואף פעם לא מפרסם אותם בקבוצה.

העדכון יכול לכלול הודעות מלפני ש-Anyx הצטרף?

כן, אם מייבאים אותן. מייצאים את הצ’אט מוואטסאפ, מייבאים אותו בהגדרות הקבוצה ב-Anyx, ואז יוצרים סיכום לתאריכים האלה. רק הטקסט מיובא.