יותר מדי הודעות בקבוצת וואטסאפ? כך הופכים את הבלגן לתוכנית ברורה

סיכום של Anyx הופך קבוצת וואטסאפ רועשת לתמונת מצב קצרה במייל. כדי שתמונת המצב תהפוך לתוכנית, פותחים את הסיכום בחשבון Anyx ולוחצים שליחה לוואטסאפ שלי (Send to my WhatsApp). בצ’אט הפרטי מחליטים מה קודם ומבקשים את התזכורות ואת המעקב שאתם רוצים. Anyx בנוי לוודא איתכם את הפרטים לפני שהוא שומר.

למה סיכום לבד לא מספיק?

בקבוצה של אירוע ללקוח יכולות להצטבר עשרות הודעות ביום. האולם מבקש מספרים, ספק נעלם, מישהו מבטיח להזמין צלם. סיכום AI ממיין את כל זה: מה דורש את תשומת הלב שלכם, מה הוחלט, אילו שאלות נשארו בלי מענה ומה צריך לעשות. אחר כך הוא נשלח אליכם במייל, בתדירות שבחרתם.

ככה יודעים מה קרה. אבל עדיין צריך להחליט מה עושים עם זה: מה קודם, מה צריך לברר, ועל מי ללחוץ ומתי. סיכום רגיל נגמר בתמונת המצב. ב-Anyx אותו סיכום יכול לעבור לצ’אט הפרטי שלכם, ושם מתכננים את הצעדים הבאים וקובעים תזכורות, כדי שהם לא ייפלו בין הכיסאות.

אם אתם עוד בוחרים איך לסכם את הקבוצות שלכם, התחילו בארבע דרכים לסכם קבוצת וואטסאפ. אם אתם רוצים בעיקר לקבל את הסיכום למייל בזמנים קבועים, קראו איך מקבלים סיכום יומי במייל.

איך זה עובד, מהמייל ועד התזכורת?

חמישה שלבים, מהסיכום בתיבת המייל ועד תזכורת בטלפון:

1. 1

   הסיכום מגיע במייל

   סיכום הקבוצה נשלח אליכם במייל בתדירות שבחרתם, כברירת מחדל כל 24 שעות. הוא אף פעם לא מתפרסם בקבוצה.

2. 2

   פותחים את הסיכום המלא

   במייל יש קישור לסיכום המלא בחשבון Anyx שלכם.

3. 3

   לוחצים על שליחה לוואטסאפ שלי

   הסיכום עובר לצ'אט הפרטי שלכם עם Anyx. בינתיים לא קורה שום דבר נוסף.

4. 4

   מחליטים מה קודם

   שואלים מה הכי חשוב, מה חסר ואיך לתכנן את השבוע. את ההחלטות מקבלים אתם.

5. 5

   קובעים תזכורות ומעקב

   מבקשים תזכורות, רוטינות או רשימת משימות. Anyx בנוי לוודא איתכם את הפרטים לפני שהוא שומר תזכורת או רוטינה.

איך נראה הסיכום עצמו?

נועה מנהלת חברת הפקות קטנה. הצוות שלה, מנהלת האולם וספק ההשכרות נמצאים יחד בקבוצת וואטסאפ של ארוחת ערב ללקוח, עם 120 מוזמנים. החברה, האנשים וההודעות בדויים. זה הסיכום שהגיע ביום שני בבוקר:

כל פריט לקוח מהשיחה. כשלא נאמר בה תאריך, כמו במקרה של הצלם, Anyx בנוי להשאיר את המועד ריק ולא לנחש.

איך מעבירים סיכום לצ’אט הפרטי בוואטסאפ?

סיכומים לא נשלחים לוואטסאפ אוטומטית. אתם בוחרים אילו מהם להעביר לצ’אט:

1. פותחים את המייל ונכנסים בקישור לסיכום המלא בחשבון Anyx שלכם.
2. לוחצים על שליחה לוואטסאפ שלי.
3. פותחים את הצ’אט הפרטי עם Anyx. הסיכום כבר מחכה שם.

שליחת הסיכום לא מפעילה שום דבר. גם כשהסיכום מגיע לצ’אט, Anyx לא פועל לפי הצעדים שהוצעו בו. הוא מחכה שתבקשו, ובנוי לוודא איתכם את הפרטים לפני שהוא שומר תזכורת או רוטינה.

הצ’אט הפרטי נפרד מהקבוצה. חברי הקבוצה ומשתמשים אחרים ב-Anyx לא רואים אותו.

מה כדאי לשאול את Anyx על הסיכום?

השתמשו בצ’אט כדי לתכנן לפי הסיכום הזה. שלוש שאלות הן העיקר כאן.

בקשו דירוג קצר עם נימוק לכל אחד. אצל נועה אלה הדדליין למספר המוזמנים, ספק ההשכרות שלא עונה, והצלם שאין לו תאריך.

כך כל פער הופך לשאלה שאפשר ללכת ולברר: מתי מגיעים הכיסאות, באיזה יום צריך את הצלם, והאם יש תוכנית חלופית לגשם.

בקשו סדר עבודה לימים הקרובים, לפי הסיכום. אם הסדר לא נראה לכם, תגידו ל-Anyx. אתם מכירים את הלקוח, את האולם ואת היומן שלכם טוב יותר מכל סיכום.

אפשר לכתוב בעברית, באנגלית או בשילוב, או לשלוח הודעה קולית. הודעות קוליות מתומללות ברקע, ולכן התשובה יכולה להתעכב קצת.

איך הופכים את התוכנית לתזכורות ולמעקב?

כשברור מה קודם, מבקשים את התזכורות במילים פשוטות. כך זה יכול להיראות אצל נועה:

יש כמה דרכים לדאוג למעקב:

• תזכורת חד-פעמית, כמו בשיחה למעלה.
• רוטינה קבועה: יומית, שבועית, חודשית, או כל כמה דקות, שעות, ימים או שבועות. למשל: “כל יום ראשון ב-9:00 תזכיר לי לעבור על הנושאים הפתוחים של ארוחת הערב”.
• רשימת משימות קצרה, למשל: “תהפוך את שלושת הדברים האלה לרשימת משימות”.

את כל התזכורות והרוטינות אפשר לראות, להשהות, לערוך ולמחוק באתר anyx.app, תחת הגדרות > מוח בינה מלאכותית > משימות ותזכורות פרואקטיביות (Settings > AI Brain > Proactive Tasks & Reminders). פירוט נוסף יש במדריך לתזכורות ורוטינות (באנגלית). כדי להשהות את כולן, שולחים בצ’אט הפרטי הודעה שכתוב בה רק הפסק (או STOP). המשך (או START) מפעיל אותן שוב.

מה Anyx לא עושה כאן?

• הוא לא פועל לבד. שליחת סיכום לוואטסאפ לא מפעילה כלום. הצעדים שהסיכום מציע הם רק הצעות. Anyx לא מבצע אותם.
• התוכנית טובה רק כמו הסיכום. והסיכום מבוסס רק על ההודעות ש-Anyx קיבל. שיחות טלפון, פגישות וצ’אטים אחרים לא נמצאים בו, אז בדקו כל דבר חשוב מול המקור.
• סיכומים לא מגיעים לוואטסאפ מעצמם. על כל סיכום שרוצים לקבל שם לוחצים שליחה לוואטסאפ שלי.
• שלב האישור קיים בכוונה. Anyx בנוי לוודא איתכם את פרטי התזכורת לפני שהוא שומר אותה. בדקו את היום והשעה לפני שאתם עונים כן.
• המגבלות תלויות בתוכנית המנוי. ב-Starter אפשר עד 10 רוטינות ו-30 תזכורות חד-פעמיות בו-זמנית. ב-Pro וב-Max אין מגבלה קבועה. התוכניות מתחילות ב-35 דולר לחודש, ולמנויים חדשים יש 7 ימי ניסיון חינם.

שאלות נפוצות

אם שולחים סיכום לוואטסאפ, Anyx מתחיל לפעול לפיו?

לא. לחיצה על שליחה לוואטסאפ שלי רק מעבירה את הסיכום לצ’אט הפרטי שלכם עם Anyx. שום דבר נוסף לא קורה עד שאתם מבקשים, ו-Anyx בנוי לוודא איתכם את הפרטים לפני שהוא שומר תזכורת או רוטינה.

הסיכומים נשלחים לוואטסאפ אוטומטית?

לא. הסיכומים מגיעים במייל ונשמרים בחשבון Anyx שלכם. כדי לקבל סיכום בוואטסאפ, פותחים אותו בחשבון ולוחצים על שליחה לוואטסאפ שלי. סיכומים אף פעם לא מתפרסמים בקבוצה.

אפשר לקבוע תזכורת מתוך סיכום?

כן. כותבים בצ’אט הפרטי על מה להזכיר לכם ומתי, למשל להתקשר לספק ביום חמישי ב-10:00. Anyx בנוי לוודא איתכם את הפרטים לפני שהוא שומר את התזכורת. אפשר לנהל תזכורות גם באתר anyx.app, תחת הגדרות > מוח בינה מלאכותית > משימות ותזכורות פרואקטיביות.

איך עוצרים תזכורות ורוטינות?

שולחים בצ’אט הפרטי עם Anyx הודעה שכתוב בה רק הפסק, או STOP. כדי להפעיל אותן שוב, שולחים המשך, או START.