Anyxבקצרה
- לכל פרויקט שיפוץ כדאי לפתוח קבוצה ללקוח, וקבוצה פנימית נפרדת לצוות.
- בקשו מכולם לאשר בכתב כל בחירת חומר וכל שינוי בלוח הזמנים, גם אחרי שיחת טלפון.
- סיכום יומי של Anyx לכל קבוצה מרכז את ההחלטות, השאלות לספקים והשינויים בלוח הזמנים, והוא אף פעם לא מתפרסם בקבוצה.
- Anyx רואה רק צ'אטים שהוא חלק מהם ולא קולט שיחות טלפון, ולכן חשוב להשאיר בקבוצה סיכום קצר בכתב.
כדי לנהל פרויקט שיפוץ בוואטסאפ, פותחים לכל פרויקט קבוצה ללקוח וקבוצה נפרדת לצוות, ומבקשים מכולם לאשר בכתב כל בחירת חומר וכל שינוי בלוח הזמנים. במקום לגלול אחורה, קוראים סיכום קצר אחד ביום. סוכן AI כמו Anyx יכול לשלוח לכם את הסיכום הזה במייל, אבל רק מקבוצות שהוא חבר בהן.
גילוי נאות: זה הבלוג של Anyx. הקבלן, הפרויקט והשיחה שבהמשך בדויים. הסיכום לדוגמה הוא פלט אמיתי של Anyx, על קבוצה עם נתונים סינתטיים.
למה בשיפוץ דברים הולכים לאיבוד בוואטסאפ?
שיפוץ בנוי מהמון החלטות קטנות של המון אנשים. הלקוחה בוחרת אריחים, הספק שואל איזה רובה, החשמלאי מזיז את היום שלו, והאינסטלטור שולח תמונה של צינור שאף אחד לא ציפה למצוא. רוב זה קורה בוואטסאפ, כי כולם כבר שם.
הבעיה היא שוואטסאפ מסדרת הכול לפי זמן, לא לפי חשיבות. שלושה דברים נוטים ליפול בין הכיסאות:
- בחירת חומרים. הלקוחה מאשרת אריח אפור ב-22:00, בתגובה לתמונה. שבועיים אחר כך אף אחד לא מוצא את ההודעה.
- שאלות לספקים. מישהו שואל אם דיווחו לספק על הקרטונים השבורים. אף אחד לא עונה, והזמן לבקש זיכוי עובר.
- שינויים בלוח הזמנים. הלקוחה מבקשת להזיז את התקנת המטבח. הבקשה נקברת מתחת ל-40 הודעות אחרות, עד שהמתקין מגיע ביום הלא נכון.
בוקר אחד בקבוצת צוות בדויה של שיפוץ ברחוב הגפן: דנה מעדכנת שהלקוחה בחרה באריח האפור ולא בלבן. אבי כותב ששני קרטונים של אריחים הגיעו שבורים, ושואל אם מישהו שלח לספק תמונות. נועה מעבירה בקשה של הלקוחה להזיז את התקנת המטבח ליום חמישי. כמה שעות אחר כך אבי שואל שוב, כי בלי התמונות הספק לא ייתן זיכוי.
החלטה, שינוי בלוח הזמנים ושאלה לספק שנשאלה פעמיים. הכול עד הצהריים, ובקבוצה אחת מתוך כמה.
איך קבלן שיפוצים צריך לארגן את הוואטסאפ?
פותחים קבוצה לכל פרויקט
קוראים לה לפי הכתובת, למשל הגפן 12 · לקוח. כשכל פרויקט בקבוצה משלו, בחירות ותאריכים של לקוחות שונים לא מתערבבים.
פותחים קבוצת צוות נפרדת
מחירים, בעיות עם ספקים, עיכובים ומי מגיע מחר לשטח עוברים לקבוצה פנימית, למשל הגפן 12 · צוות. הלקוחה לא צריכה לראות כל קרטון שבור.
שומרים את השאלות לספקים בכתב
שואלים ספקים בקבוצה, או כותבים את התשובה שלהם בקבוצת הצוות, כך שהשאלה והתשובה נמצאות באותו מקום.
מוסיפים את Anyx ומעדכנים את החברים
מוסיפים את Anyx לכל קבוצה שאתם מנהלים, מתייגים אותו פעם אחת מהמספר שלכם, ומספרים לחברי הקבוצה שהוא שם ושהוא שולח לכם סיכום פרטי.
מקבלים סיכום יומי
ברירת המחדל היא כל 24 שעות. בשבוע עמוס אפשר לעבור לכל 12 שעות. אפשר לשלוח את הסיכום של כל קבוצה אליכם ואל מנהל העבודה, עד 5 נמענים לקבוצה.
מסכמים בכתב החלטות מהטלפון
אחרי שיחה כותבים שורה אחת בקבוצה, למשל: כמו שסיכמנו בטלפון, ההתקנה עוברת ליום חמישי. Anyx לא קולט שיחות טלפון.
במדריך החיבור יש נוסח מוכן שאפשר לשלוח לקבוצה. בקבוצת לקוח זה חשוב במיוחד: הלקוח צריך לדעת ש-Anyx נמצא בקבוצה ושהסיכומים אף פעם לא מתפרסמים בה. בשבע השאלות על פרטיות תמצאו מה עוד כדאי להסביר לו.
מה נכנס לקבוצת הלקוח, ומה נשאר בקבוצת הצוות?
| קבוצת הלקוח | קבוצת הצוות | |
|---|---|---|
| מי בקבוצה | הלקוח, אתם, מנהל הפרויקט | אתם, מנהל העבודה, ראשי צוותים, קבלני משנה עיקריים |
| מה כותבים בה | בחירת חומרים, אישורים, שינויים בלוח הזמנים שהלקוח צריך לאשר | משלוחים, בעיות עם ספקים, מי בשטח, עלויות ועיכובים |
| מי מקבל את הסיכום | אתם ומנהל הפרויקט | אתם ומנהל העבודה |
| למה לשים לב בסיכום | החלטות, ושאלות של הלקוח שאף אחד לא ענה עליהן | שאלות לספקים, דברים שנשכחו בלי מעקב, מועדים שעברו |
כלל אצבע: מה שהלקוח צריך לאשר הולך לקבוצת הלקוח. מה שרק ידאיג אותו נשאר בקבוצת הצוות. ואל תוסיפו את הלקוח כנמען לסיכום של קבוצת הצוות: נמענים רואים את הסיכום המלא, כולל הסעיף כדאי לבדוק.
איך סיכום יומי עוזר לעקוב אחרי בחירות, שאלות ושינויים?
מהרגע ש-Anyx בקבוצה, הוא שולח לכם במייל סיכום אחד לכל קבוצה, בתדירות שבחרתם. הסיכומים אף פעם לא מתפרסמים בקבוצה, כך שהלקוח לא רואה את הסיכום של קבוצת הצוות. כל סוג של עדכון מהפרויקט נכנס לסעיף משלו:
- בחירת חומרים נכנסת לסעיף החלטות, עם השם של מי שהחליט.
- שאלות לספקים שאף אחד לא ענה עליהן נכנסות לסעיף ללא מענה, עם השם של מי שנשאל, או לסעיף דורש תשומת לב, כמו בדוגמה שבהמשך.
- שינויים בלוח הזמנים שעדיין בדיון מופיעים בסעיף שאלות פתוחות או בסעיף דורש תשומת לב. שינויים שכבר סוכמו נכנסים לסעיף החלטות.
- הבטחות כמו “אזמין עוד 12 אריחים” נכנסות לסעיף משימות, עם אחראי, ועם תאריך יעד אם מישהו ציין אותו. Anyx בנוי להשאיר את התאריך ריק במקום לנחש.
- הבטחות ישנות שאף אחד לא חזר אליהן נכנסות לסעיף נשכח / ללא מעקב.
שאלות פתוחות ומשימות עוברות לסיכום הבא, עד שהקבוצה סוגרת אותן. כשתאריך היעד עבר ואין הודעה שאומרת שהמשימה בוצעה, Anyx מבקש מכם לאשר אם היא הושלמה. בשטח זה חשוב, כי ייתכן שהאריחים הוזמנו בטלפון.
כך זה נראה בפועל: סרטון קצר, ואחריו סיכום אמיתי ש-Anyx כתב על אותם עניינים, בקבוצת שיפוץ עם נתונים סינתטיים:
דורש תשומת לב
האם אפשר להזיז את התקנת המטבח ליום חמישי לבקשת הלקוחה?
למה זה חשוב: יש צורך לתאם מול הלקוחה ולוודא התאמה ללוח הזמנים של הפרויקט.
הצעד המוצע: מומלץ לבדוק את לוח הזמנים ולהשיב לנועה לגבי אפשרות הדחייה.
האם נשלחו תמונות האריחים השבורים לספק?
למה זה חשוב: הודעה מוקדמת לספק נדרשת כדי לקבל זיכוי או אספקה חלופית בזמן.
הצעד המוצע: מומלץ לוודא עם רונן האם התמונות נשלחו לספק.
החלטות
נבחר האריח האפור במקום הלבן.
למה זה חשוב: קובע את אופי הריצוף ומאפשר להתקדם בעבודות הגמר.
כדאי לבדוק
האם כמות האריחים השלמים שנותרה מספיקה לכיסוי השטח המתוכנן, בלי לחכות להשלמת הקרטונים השבורים?
34 הודעות בתקופה. מבוסס על ההודעות שנקלטו בלבד.
התקנת המטבח והתמונות של האריחים השבורים מופיעות ראשונות. האריח האפור נרשם כהחלטה, והסעיף כדאי לבדוק מעלה במקום זאת שאלה: האם האריחים השלמים שנשארו מספיקים לשטח המתוכנן.
כמה הרגלים שיעזרו לכם להוציא יותר מהסיכומים בפרויקט:
- לפני פגישה עם לקוח, נכנסים ללשונית סיכומים (Notes) של הקבוצה, בוחרים יצירת סיכום לטווח תאריכים (Generate notes for a date range) ועוברים על השבוע האחרון.
- בשטח, פותחים את הסיכום בחשבון ולוחצים על שליחה לוואטסאפ שלי (Send to my WhatsApp), כדי לקרוא אותו בצ’אט הפרטי עם Anyx.
- בפרויקט שכבר בעבודה, חשוב לזכור ש-Anyx רואה רק הודעות מהרגע שהצטרף. את הצ’אט הקודם מייבאים כטקסט, ואז יוצרים סיכום לטווח התאריכים שלו.
מהצ’אט הפרטי אפשר גם להפוך פריט לתזכורת:
תזכיר לי מחר ב-8:00 לחזור לנועה לגבי הזזת התקנת המטבח לחמישי
Anyx בנוי לוודא איתכם את הפרטים לפני שהוא שומר את התזכורת. רוצים להפוך סיכום שלם לרשימת משימות עם אחראים ותאריכים? ראו איך הופכים שיחות בוואטסאפ למשימות ברורות.
מה Anyx לא רואה בפרויקט שיפוץ?
- קבוצות שהוא לא חבר בהן. Anyx רואה רק צ’אטים שהוא חלק מהם. שאלה לספק בצ’אט פרטי איתו, או בקבוצה בלי Anyx, לא תופיע בסיכום.
- שיחות טלפון ודיבורים בשטח. Anyx לא קולט שיחות טלפון, וגם לא את מה שנאמר בשטח. כדאי לכתוב סיכום קצר בקבוצה.
- כל מה שיש בתמונה. הודעות קוליות מתומללות. בתמונות, במסמכים ובסרטונים Anyx משתמש במה שהוא מצליח לקרוא, כמו כיתובים וטקסט שחולץ מהם. תמונה של סדק בלי כיתוב כנראה לא תוסיף הרבה, אז כדאי לצרף לה שורת טקסט.
- לוח הזמנים שלכם. הסיכום מרכז את מה שנכתב בקבוצות. הוא לא מחליף את לוח הזמנים של הפרויקט, את הצעות המחיר או את החוזה.
- מידע שנשמר. כל עוד Anyx בקבוצה, הוא שומר את ההודעות שלה. השהיה או הוצאה שלו מהקבוצה לא מוחקות את מה שכבר נשמר. כדי למחוק, פונים ל-support@anyx.app.
- מספר הקבוצות. עם קבוצת לקוח וקבוצת צוות לכל פרויקט, שלושה פרויקטים הם שש קבוצות. Starter כולל עד 4 קבוצות ב-35 דולר לחודש, Pro עד 30 ב-60 דולר, ו-Max עד 120 ב-120 דולר. מנויים חדשים מקבלים 7 ימי ניסיון חינם.
שאלות נפוצות
כדאי לשים את הלקוח ואת הצוות באותה קבוצת וואטסאפ?
בדרך כלל לא. קבוצת הלקוח היא המקום לבחירת חומרים, לאישורים ולשינויים בלוח הזמנים. ספקים, משלוחים ובעיות עוברים לקבוצת צוות נפרדת. עם Anyx, כל קבוצה מקבלת סיכום משלה.
החלטות שסוכמו בטלפון נכנסות לסיכום?
לא. Anyx רואה רק צ’אטים שהוא חלק מהם, והוא לא קולט שיחות טלפון. אחרי שיחה כותבים בקבוצה שורה אחת שמסכמת אותה, למשל את תאריך ההתקנה החדש, וכך היא יכולה להופיע בסיכום הבא.
הלקוח יראה את הסיכומים?
רק אם תוסיפו אותו כנמען. הסיכומים נשלחים למייל של החשבון, או לעד 5 נמענים בכל קבוצה, והם אף פעם לא מתפרסמים בקבוצה. נמענים רואים את הסיכום המלא.
כמה קבוצות צריך קבלן שיפוצים?
קבוצת לקוח וקבוצת צוות לכל פרויקט הן התחלה טובה. כלומר, שלושה פרויקטים הם שש קבוצות. Starter כולל עד 4 קבוצות, Pro עד 30 ו-Max עד 120.
אפשר להוסיף את Anyx לפרויקט שכבר התחיל?
כן. Anyx רואה את ההודעות מהרגע שהצטרף. את ההודעות הקודמות מייצאים מוואטסאפ ללא מדיה, מייבאים בהגדרות הקבוצה ויוצרים סיכום לטווח התאריכים שלהן. רק הטקסט מיובא.